Конвертация данных

Если на этапе предпроектного обследования возникла потребность в переводе предприятия с устаревшей системы учета на новую и встал вопрос о выполнении конвертации данных из прежней учетной системы в новую, то для корректного выполнения конвертации данных необходимо выполнить следующий комплекс работ:

1. Исследование исходной конфигурации Заказчика и базы-источника за оговоренный для переноса данных период. Документирование работ.
2. Определение перечня и формата данных для переноса в новую учетную систему, необходимости адаптации новой учетной системы к прежней учетной схеме Заказчика, а также критериев, согласно которым будет определяться успешность конвертации. Документирование работ.
3. Доработка новой учетной системы для принятия данных конвертации.
4. Создание обработки, которая выполняет конвертацию данных.
5. Пробную процедуру переноса данных на площадке Исполнителя.
6. Предварительную проверку результатов Исполнителем.
7. Перенос данных за определенный период на площадке Заказчика.
8. Проверка и анализ корректности переноса данных.

1. Исследование исходной конфигурации Заказчика.

Если конфигурации в прежней и новой учетных системах не идентичны, даже, несмотря на то, что Заказчик использовал для ведения учета типовую конфигурацию, разработанную фирмой «1С», для осуществления переноса данных Исполнитель разрабатывает уникальную процедуру конвертации.
Если же исходная конфигурация Заказчика является измененной типовой конфигурацией  фирмы «1С» или является продуктом других фирм, то процесс адаптации типовой конфигурации базы-приемника и процесс создания обработки для конвертации еще более сложен и трудоемок, а значит и более дорогой.

2. Определение перечня данных (справочники, документы).
Определение перечня данных и форматов данных для переноса в новую учетную систему, необходимость адаптации новой учетной системы к существующей учетной системе Заказчика, а также критериев, согласно которым будет определяться успешность конвертации.
Все перечисленные в пункте параметры документируются и, в обязательном порядке, подлежат согласованию с Заказчиком. Следует иметь в виду, что рабочая база данных обычно далека от идеальной базы данных (без малейших ошибок в расчетах, в последовательностях проведения документов и т.д.), а потому в процессе конвертации ошибки различного рода могут быть обнаружены с большой степенью вероятности.

 3. Доработка конфигурации базы-приемника для принятия данных конвертации.

Доработка конфигурации базы-приемника производится, если в конфигурации базы-источника есть механизмы для расчета и хранения данных, которые не реализованы или реализованы принципиально иначе, чем в конфигурации базы-источника.
На данном этапе следует уделить внимание тщательному и качественному документированию всех вносимых изменений в конфигурацию базы-приемника.
При тестировании адаптированной конфигурации в систему обычно вносятся реальные данные, как правило, в ограниченном объеме.

Проведение тестовых испытаний оформляется соответствующим протоколом.

4. Создание обработки,  выполняющей конвертацию данных.

Выполняется по согласованному с Заказчиком Техническому заданию, которое разрабатывает Исполнитель в соответствии с документами, сформированными по пункту 2.


5. Пробная процедура переноса данных на площадке Исполнителя.


6. Предварительная проверка результатов Исполнителем.

Проведение тестовых испытаний оформляется соответствующим протоколом.

7. Перенос данных за определенный период на площадке Заказчика.

На данном этапе производится перенос данных за необходимый период из рабочей базы данных в конфигурацию базы-приемника.

8. Проверка и анализ корректности переноса данных.

После переноса данных необходимо выполнить проверку результатов конвертации согласно принятым критериям. В случае обнаружения неточностей переноса данных или ошибок процедура, выполняющая конвертацию данных, должна быть доработана Исполнителем. Далее - ход работ по схеме, начиная с пункта 4 (в исключительных случаях с пункта 3).
Проведение тестовых испытаний оформляется соответствующим протоколом. 

Следует иметь в виду, что данные, отсутствующие в базе-источнике, должны быть внесены в базу-приемник Заказчиком. Ввод недостающих данных, как правило, выполняется вручную. То же самое относится к данным, перенос которых не был обговорен на этапе определения перечня данных для переноса (см. пункт 2). 

Конвертация данных из прежней учетной системы в новую — мероприятие трудоемкое и дорогое. Для сокращения расходов на конвертацию можно рассматривать варианты частичной конвертации данных, например, конвертация справочной информации и перенос остатков на начало рабочего периода, или, при небольших базах данных, конвертация справочников и ввод документов вручную. Возможны варианты конвертации не всех документов, имеющихся в системе, а лишь отдельных видов документов и т.д.. Любой вариант конвертации обсуждается со специалистами Компании, осуществляющими работы по переводу организации на новую систему учета.

Ошибки в базе-источнике являются критичными при конвертации и мешают получить достоверные данные в базе-приемнике.

Чем больше ошибок, тем больше времени потребуется на их поиск и устранение. Спрогнозировать количество ошибок в базе-источнике не представляется возможным, поэтому перед выполнением конвертации данных необходимо провести полноценный аудит базы-источника.