1С:Предприятие 8. Управление торговлей алкогольной продукцией

Закупки, продажи и склад — обычные процессы любой торговой компании. В алкогольном бизнесе поверх них появляются ЕГАИС, алкогольные партии и характеристики номенклатуры, лицензии, специальные единицы учёта, сопроводительные документы и маркировка разных товарных групп. И всё это должно работать как единая система, а не как набор отдельных контуров.

1С:УТАП добавляет эту отраслевую специфику к возможностям типовой 1С:Управление торговлей. В одной системе можно выстроить закупки, склад, продажи и отгрузку алкогольной продукции вместе с механизмами, без которых полноценный алкогольный учёт просто не работает.

Решение рассчитано прежде всего на оптовые алкогольные компании, дистрибьюторов и импортёров. На УТАП можно начинать учёт с нуля, переходить с предыдущих редакций продукта или заменять другую систему. А если товарная линейка расширяется, в том же контуре могут использоваться штатные возможности современной 1С:УТ для работы с маркируемыми категориями — например, пивом, слабоалкогольной продукцией или водой.

УТАП создают люди, которые знают алкогольный учёт изнутри

КТ:Алкоголь — автор УТАП с первых версий продукта. История решения началась ещё во времена 1С 7.7, а современные редакции развиваются совместно с фирмой «1С». Подробнее об этом — в истории КТ.

За десятилетия развития УТАП прошёл несколько поколений платформы и стал де-факто отраслевым стандартом для алкогольного опта. Для нас это не чужой программный продукт, который нужно изучить перед внедрением: мы развиваем его с самого начала и понимаем логику отраслевого учёта на уровне самого решения.

Сегодня 1С:УТАП соединяет проверенную основу 1С:Управление торговлей с глубокой алкогольной спецификой. Один из ключевых контуров — работа с ЕГАИС.

Ниже — функциональные возможности решения по основным участкам учёта.

1С:Управление торговлей — основа решения

УТАП работает на базе типовой 1С:Управление торговлей. Поэтому в основе системы уже есть привычный контур торговой компании: работа с клиентами и поставщиками, закупки и продажи, цены и условия продаж, складские запасы, заказы, взаиморасчёты и аналитика.

Отраслевой функционал не заменяет эти процессы отдельной системой, а дополняет их там, где начинается специфика алкогольного бизнеса.

Лицензии и точки разгрузки, алкогольные характеристики номенклатуры, партии и даты розлива, специальные единицы учёта, сопроводительные документы, контроль операций и ЕГАИС — этот слой добавляет 1С:УТАП.

Дальше разберём его по основным участкам учёта.

Номенклатура, партии и складской учёт алкогольной продукции

Для алкогольной продукции недостаточно знать только наименование и количество товара на складе. В учёте появляются отраслевые характеристики, алкогольные партии, даты розлива, марки и дополнительные единицы измерения — и эти данные должны сохраняться вместе с обычными складскими движениями.

В 1С:УТАП эта специфика встроена непосредственно в товарный и складской учёт:

• алкогольные характеристики номенклатуры и классификация алкогольной продукции;
• учёт алкогольных партий по месту хранения, датам розлива и другим отраслевым разрезам;
• учёт движений алкогольной продукции в разрезе партий;
• учёт специальных марок и маркировки ТМЦ;
• параллельный количественный учёт в обычных единицах измерения и декалитрах содержимого.

В результате нужная для алкогольного учёта аналитика не ведётся отдельно от движения товара: она сопровождает продукцию в общей системе учёта.

Продажи, отгрузка и отраслевой контроль

В обычной торговой системе заказ готов к отгрузке, когда есть товар и выполнены условия продажи. В алкогольном опте этого недостаточно: нужно учитывать лицензии и адреса доставки контрагента, правильно подобрать алкогольную партию и подготовить сопроводительные документы.

В 1С:УТАП эта специфика встроена в обычный процесс продажи и отгрузки:

• ведение лицензий организаций и контрагентов и контроль сроков их действия;
• ведение пунктов разгрузки и адресов доставки;
• контроль договоров на поставку алкогольной продукции;
• подбор продукции с одновременным выбором алкогольной партии, специальных марок и даты розлива;
• хранение сопроводительной документации по алкогольным партиям;
• формирование и печать комплекта документов для отгрузки с алкогольными реквизитами.

Так отраслевой контроль работает не отдельно от продажи, а непосредственно в том процессе, где ошибка может задержать или сорвать отгрузку.

ЕГАИС — внутри рабочего контура

Для алкогольного опта ЕГАИС — часть ежедневной работы: приёмки и отгрузки, движения продукции, контроля остатков. Если данные ЕГАИС живут отдельно от торгового учёта, одни и те же операции приходится постоянно сопоставлять между двумя контурами.

В 1С:УТАП работа с ЕГАИС встроена в систему учёта:

• загрузка справочников из УТМ ЕГАИС и сопоставление их с объектами 1С;
• учёт оперативных остатков ЕГАИС и их актуализация по данным системы;
• загрузка и формирование входящих и исходящих ТТН ЕГАИС;
• работа с актами к ТТН и подтверждениями актов;
• формирование актов постановки алкогольной продукции на баланс и списания;
• связь документов ЕГАИС с документами оперативного учёта.

Документы ЕГАИС могут становиться основанием для учётных документов 1С — и наоборот. Поэтому ЕГАИС работает не как отдельное приложение рядом с торговой системой, а как часть общего процесса движения алкогольной продукции.

Маркировка и расширение товарной линейки

Алкогольные компании редко работают с одним типом продукции. В ассортименте могут появляться пиво, слабоалкогольные напитки, вода и другие товарные группы со своими требованиями к маркировке.

Поскольку УТАП работает на базе современной 1С:Управление торговлей, в том же информационном контуре можно использовать штатные механизмы интеграции с системой маркировки «Честный знак». Это позволяет развивать товарную линейку без необходимости выносить новые маркируемые категории в отдельную учётную систему.

Импорт алкогольной продукции

Для импортёра специфика начинается раньше: алкоголь нужно корректно ввести в российский учёт, учесть связанные с импортом данные и акциз, а затем провести его через те же складские, торговые и контрольные процессы, что и остальную продукцию.

1С:УТАП поддерживает импортные операции внутри общего алкогольного контура, в том числе расчёт акциза при оформлении импорта. После этого импортная продукция не требует отдельной системы учёта — она включается в общую работу с партиями, складом, продажами, отгрузкой и ЕГАИС.

Контроль и отраслевая отчётность

Алкогольный учёт не заканчивается проведением продажи или приёмки. Важно видеть ошибки в движениях продукции, контролировать полноту отраслевых данных и при необходимости формировать предусмотренную для алкогольного бизнеса отчётность.

В 1С:УТАП для этого предусмотрены:

• технологический анализ движений алкогольной продукции с переходом к найденным ошибкам;
• контроль комплекта сопроводительных документов;
• универсальные отчёты по данным алкогольного учёта;
• сервисные отчёты для контроля отраслевых реквизитов и документов;
• формирование предусмотренной в решении отраслевой регламентированной и статистической отчётности.

Это позволяет не собирать заново данные для контроля и отчётности из разрозненных источников: контроль и отчётность опираются на тот же учёт, в котором ведутся основные операции с алкогольной продукцией.

Алкогольная номенклатура

Крепость, ёмкость, вид продукции, отраслевые классификаторы и параметры акциза хранятся прямо в карточке номенклатуры. Алкогольная специфика становится частью обычного товарного учёта.

Партии и характеристики продукции

В серии номенклатуры сохраняются данные конкретной партии: происхождение, ГТД, вид продукции, крепость и другие отраслевые характеристики. Они сопровождают товар дальше по учёту.

Продажа и отгрузка с отраслевым контролем

Лицензии, пункты разгрузки и алкогольные реквизиты встроены прямо в документ реализации. Отраслевая специфика проверяется в том же процессе, где оформляется продажа и отгрузка.

ЕГАИС и оперативный учёт

ТТН ЕГАИС связана с документами оперативного учёта 1С. ЕГАИС не живёт отдельным контуром: движения алкогольной продукции сопоставляются с теми же операциями, которые оформляются в системе.

Сверка остатков 1С и ЕГАИС

Система сопоставляет остатки оперативного учёта и ЕГАИС и показывает расхождения по продукции и сериям. Это помогает быстрее находить несоответствия там, где два контура должны совпадать.

Импорт алкогольной продукции

Импортная продукция учитывается в том же отраслевом контуре: с данными по партиям, импорту и связанным операциям. После ввода в учёт она дальше проходит обычные процессы склада, продаж и ЕГАИС.

От продукта — к работающей системе

Сам по себе УТАП — готовое отраслевое решение. Но новая информационная система всегда должна встретиться с реальным бизнесом: вашими справочниками и остатками, схемами закупок и продаж, ЕГАИС, интеграциями, пользователями и накопленными данными.

Кто-то начинает учёт с нуля, кто-то переходит с предыдущей редакции УТАП, кто-то заменяет другую систему. В каждом случае задача одна — не просто установить программу, а довести её до состояния, в котором она становится рабочим инструментом компании.

Проектное внедрение 1С:УТАП

Мы помогаем пройти весь переход: разобраться в исходной системе и процессах, определить необходимый объём изменений, перенести данные, настроить отраслевой контур и интеграции, подготовить пользователей и запустить систему в работу.

Здесь особенно важно, что мы работаем не с чужим продуктом: КТ стоит у истоков УТАП и развивает его с первых редакций. Поэтому при внедрении мы можем опираться не только на документацию, но и на понимание логики самого решения.

Если вы выбираете УТАП, планируете переход или хотите сначала понять, подходит ли решение вашей компании, можно начать с разговора о вашей текущей системе и задаче.

Подробнее о проектном внедрении 1С:УТАП →

Сопровождение и развитие

После запуска система продолжает жить вместе с бизнесом: меняются процессы, требования, интеграции, появляются новые задачи.

Мы сопровождаем УТАП и помогаем поддерживать рабочий контур в актуальном состоянии — от текущих консультаций и обновлений до изменений, связанных с отраслевым учётом, ЕГАИС и маркировкой.

Подробнее об абонентском сопровождении →

Обучение пользователей

Даже хорошая система работает плохо, если каждый сотрудник понимает процесс по-своему.

Мы обучаем пользователей работе с УТАП и связанными отраслевыми контурами — так, чтобы бухгалтерия, продажи, склад и специалисты по ЕГАИС понимали не только последовательность действий, но и логику системы.

Подробнее об обучении →

Обсудим вашу задачу

Если вы выбираете УТАП, планируете переход или уже работаете на УТАП и хотите понять, что можно улучшить, расскажите нам о вашей ситуации.

Не обязательно начинать с готового технического задания. Достаточно описать, как вы работаете сейчас и чего хотите добиться — дальше разберёмся вместе.

Оставьте вопрос в форме ниже. Если удобнее, напишите нам в онлайн-чат.