Аудит баз данных

В процессе работы с информационной базой или при необходимости развития информационной структуры предприятия возникает необходимость анализа или аудита уже существующих процессов, информационных баз и технических средств.

Рассмотрим виды аудита:

Диагностика (обследование) - сбор и структурирование информации о работе ИБ;

Аудит технических средств – анализ и оценка информации о технических средствах, на которых производится работа с ИБ (кластер серверов, сервер, рабочая станция, локальная сеть, интернет);

Аудит направления (безопасность, производительность, отказоустойчивость) – анализ и оценка одного из выбранных направлений;

Аудит бизнес-процессов или направлений учёта (администрирование, ведение прикладного учета) – анализ и оценка правильности процессов и принципов ведения учёта в ИБ;

Экспертная оценка – анализ и оценка решений, применяемых в работе ИБ. Например, соответствие ИБ и её модификаций решаемым задачам.

Комплексный аудит – комплекс всех вышеперечисленных видов аудита.

Для того чтобы понять какой вид аудита Вам необходим важно разобраться с назначением каждого вида аудита:

Диагностика (обследование) - собрать и структурировать информацию о текущей работе ИБ для последующих работ (например, проекта автоматизации или сопровождения);

Аудит технических средств – проанализировать состояние технического средства, на которых производится работа с ИБ (кластер серверов, сервер, рабочая станция, локальная сеть, интернет) и оценить его соответствие для решения поставленных задач (например, использование при увеличении нагрузки на ИБ);

Аудит направления – проанализировать одно из выбранных направлений (например, безопасность, производительность, отказоустойчивость) и оценить по определённым критериям (например, устойчивость к взлому, количество операций за единицу времени);

Аудит бизнес-процессов или направлений учёта (администрирование, ведение прикладного учета) – проанализировать текущее состояние бизнес-процессов и ведения прикладного учёта в организации и оценить правильность выполнения бизнес-процессов и ведения учёта в ИБ;

Экспертная оценка – проанализировать и оценить соответствие ИБ поставленным задачам, правильность использования типовых механизмов ИБ и целесообразность выполненных модификаций ИБ (например, тот ли программный продукт выбран, целесообразность выполнения доработок при наличии типовых механизмов в ИБ), правильность и целесообразность выполнения проектных работ или работ по сопровождению;

Комплексный аудит – проанализировать и оценить все стороны и аспекты использования ИБ в организации. Например, для принятия решения о развитии или проведения реструктуризации организации.

Каждый вид аудита имеет свои особенности:

Диагностика (обследование) – как правило, данный аудит направлен только на сбор и структуризацию информации, а анализ и оценка не проводятся или проводятся в минимальном объеме;

Аудит технических средств – как правило, узконаправленный аудит и малый масштаб аудита (одно или несколько технических средств);

Аудит направления – как правило, затрагивает не одну ИБ, а всю IT-структуру организации, так как некоторые направления (безопасность) затрагивают внешние, по отношению к ИБ, процессы в организации;

Аудит бизнес-процессов или направлений учёта – как правило, затрагивает текущую повседневную деятельность различных работников организации, может занимать продолжительное время и вовлечь большое количество персонала. Даёт оценку корректности выполнения бизнес-процессов и ведения прикладного учёта.

Экспертная оценка – как правило, это оценка правильности и целесообразности принятых решений и инвестиций, для выполнения привлекаются внешние организации;

Комплексный аудит – как правило, дает полную картину руководству для принятия решений по деятельности организации, сокращению рисков деятельности (в том числе отраслевых) и затрат на сопровождение ИБ.

Так же необходимо помнить про периодичность проведения аудитов:

Первичный – проводится в первый раз, например, в начале проектных работ или при постановке IT-процессов в организации;

Регулярный – проводится периодически и направлен на минимизацию рисков и оптимизацию бизнес-процессов.

Все предприятия разные, том числе по масштабу и «уровню зрелости» информационных структур.

Понять какой аудит подошел бы лучше Вашему предприятию можно на основе модели зрелости IT-процессов предприятия:

Отсутствие – в организации нет понимания о IT-процессах, проблемы существуют, но никто их не решает, наличие проблем может не признаваться, а списываться на «человеческий» или «компьютерный» фактор.

В данном случае наиболее эффективно применяется комплексный аудит с привлечением внешней организации, так как сама организация не в состоянии эффективно выполнить никакой аудит. Для такой модели развития организации комплексный аудит максимально поможет избежать большого количества ошибок в будущем;

Начало – в организации есть понимание, что существуют проблемы в IT-процессах, но никаких системных решений не принято, проблемы решаются хаотично, учета проблем и их решений не ведётся.

В данном случае так же наиболее эффективно применяется комплексный аудит с привлечением внешней организации, так как сама организация не в состоянии эффективно выполнить никакой аудит. Для такой модели развития организации комплексный аудит максимально поможет избежать большого количества ошибок в будущем;

Повторение – в организации IT-процессы интегрированы в управление организацией и используются в повседневной деятельности, но не всех структурах организации. Стандартизованные решения используются не всегда, функциональности программных продуктов не хватает для решения задач организации.

В данном случае так же наиболее эффективно применяется комплексный аудит с привлечением внешней организации. Для такой модели развития организации комплексный аудит максимально поможет подготовить платформу для роста организации, стандартизовать процессы и прикладные виды учета;

Описание – все процессы и процедуры деятельности организации стандартизованы и приняты в организации. Оценка деятельности и мотивация работников производится на основании разработанных показателей, но реальных отклонений от стандартов не показывается.

В данном случае эффективно применяются аудит бизнес-процессов и направлений учёта и экспертная оценка, так как организация сама обладает многими навыками в IT- процессах, способна анализировать и структурировать информацию, но необходим «взгляд со стороны» экспертов для определения коллизий и проблем в существующих процессах и прикладных видах учёта;

Управление – все необходимые показатели приведены к реальным, измеряемым показателям деятельности с учетом допусков. Все понимают риски организации. Все IT-процессы соответствуют бизнесу, если необходимы изменения, то они применяются (но не во всех случаях).

В данном случае эффективно применяются аудит бизнес-процессов и направлений учёта, аудит направления и экспертная оценка. Данные виды аудита точечно настроить отдельные процессы и прикладные виды учета;

Оптимизация – все IT-процессы регулярно анализируются и по итогам анализа принимаются результативные действия. Все необходимые процессы автоматизированы и эффективны.

В данном случае эффективно применяются аудит бизнес-процессов и направлений учёта, аудит направления и экспертная оценка. Данные виды аудита точечно настроить отдельные процессы и прикладные виды учета.

В результате многолетнего обслуживания клиентов и по результатам работы нашей «Линии консультаций», мы выявили, что пользователи часто сталкиваются с затруднениями в использовании вышеперечисленных программ, с возникающими ошибками. Многие из этих ошибок связаны с некорректным ведением базы данных, с ее нерациональным использованием и недочетами в ведении самого учета. Отраслевая специфика учета в алкогольной отрасли довольно сложна, поэтому роль первоначальной настройки параметров, подсистемы «Алкоголь», учета акцизов, формирования сопроводительной документации, формирования отраслевой отчетности, и сервисных функций по контролю данных алкогольной подсистемы очень важны.

Для устранения проблем, связанных с некорректным ведением баз данных, мы предлагаем пользователям регулярно проводить Аудит Информационной Базы Данных (ИБД). Аудит ИБД - услуга компании «КТ: Алкоголь», направленная на определение соответствия информационной базы предприятия клиента требованиям бизнеса: определение корректности и полноты отражения хозяйственных операций, проверка правильности заполнения алкогольных реквизитов, позволяющих в автоматическом режиме подавать Декларацию в ФС РАР, а также проверка соответствия качества и методов автоматизации учета современным функциональным возможностям системы «1С:Предприятие».

Аудит ИБД позволит:

Организовать быструю и четкую работу базы данных.
Актуализировать данные в базе данных.
Устранить ошибки в ведении базы данных.
Устранить причины некорректного ведения базы данных.
Сэкономить время на ведении и заполнении баз данных.
Как следствие, что особенно важно для предприятий алкогольной отрасли, без проблем и в разумное время подготовить к сдаче в государственные органы отраслевые отчеты, например, «Декларацию об оборотах спирта и спиртосодержащей продукции», «Декларацию по акцизам», статистические отчеты и т.д.

Возможные виды работ в рамках аудита ИБД :

Подсистема Алкоголь

Контроль и анализ полноты заполнения алкогольных реквизитов, необходимых для сдачи отчетности (Росалкогольрегулирование, статистика), предоставление отчета по корректности ведения:

Справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Лицензии», «Пункты разгрузки».
Серии номенклатуры.
Соответствие заполнения адресной информации КЛАДР.
Данные, необходимые для формирования статистики.

Бухгалтерский учет

Устранение дублей справочников («Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры», «Лицензии»).
Проверка корректности заполнения учетной политики.
Отрицательные остатки номенклатуры, взаиморасчетов, НДС.
Использование забалансовых счетов.
Некорректное заполнение серий (отсутствие дублей, пересортицы).
Необходимость восстановления последовательностей.
Анализ результатов закрытия бухгалтерских счетов.
Проверка соответствия разнесения затрат учетной политике.
Анализ корректности справочников: «Основные средства», «Материалы», «Расходы будущих периодов», «Статьи затрат».

Торговая подсистема

Анализ складской логики. Определение корректности отражения хозяйственных операций по складам (инвентаризация, пересортица, комплектация, разукомплектация, списание).
Определение корректности использования отчетов по остаткам и движениям ТМЦ, Взаиморасчётов.
Анализ настоек связи различных конфигураций 1С.

Администрирование БД

Заключение об обнаруженных несоответствиях в обслуживании информационной базы и рекомендации по формированию оптимального режима обслуживания: Настройка backup, регламентные задания.
Отчет о соответствии используемого аппаратного обеспечения и системного ПО.
Пользователи информационной базы, интерфейсы. Прав доступа пользователей на уровне конфигуратора и настройки в режиме предприятия.
Рекомендации по внесении изменений в аппаратную конфигурацию.
Проверка работы и настройка сетевого окружения.
Анализ информационной безопасности.

Конфигурирование БД

Информация о количестве и видах произведенных доработок, по сравнению с типовым релизом программного продукта.
Оценка корректности произведенных доработок и их использования в работе.
Оценка описания и документирования произведенных доработок.
Оценка трудоемкости возможного обновления информационной базы на последний релиз программного продукта.
Подробное заключение, об обнаруженных в процессе проверки «узких» местах и проблемных зонах в реализации доработок и рекомендации по их устранению или уменьшению.

Состав и объем работ определяются в каждом конкретном случае.

По результатам аудита мы предоставляем «Отчет о результатах аудита информационной базы данных», в котором есть:

1. Информация о полноте заполнения справочников, включая алкогольные реквизиты: номенклатура, контрагенты, лицензии, пункты разгрузки.

2. Анализ изменений и доработок конфигурации:

Информация о количестве и видах произведенных доработок, по сравнению с типовым релизом программного продукта;
Оценка корректности произведенных доработок и их использования в работе;
Оценка описания и документирования произведенных доработок;
Оценка трудоемкости возможного обновления информационной базы на последний релиз программного продукта;
Подробное заключение, об обнаруженных в процессе проверки «узких» местах и проблемных зонах в реализации доработок и рекомендации по их устранению или уменьшению.

8. Информация о соблюдении регламентов обслуживания информационной базы:

Заключение об обнаруженных несоответствиях в обслуживании информационной базы и рекомендации по формированию оптимального режима обслуживания.

4. Информация о возможных причинах появления отрицательных остатков. пересортице, рекомендации по ведению документооборота.

5. Информация о ролях и интерфейсах пользователей, рекомендации по изменению при необходимости.

6. Информация об ошибках при формировании алкогольных деклараций.

Для решения перечисленных проблем и проведения такого аудита привлекаются специалисты, обладающих большим опытом работы с программными продуктами «1С:Предприятие 8», способные адекватно оценить созданное решение и дать пользователям квалифицированные рекомендации по устранению недостатков или ошибок в системе.

В качестве основы для принятия решения о необходимости аудита мы рекомендуем консультации, которые предоставят наши сотрудники в ответ на ваше обращение.