Аудит Информационной Базы Данных клиентов – услуга компании «КТ: Алкоголь» для сдачи алкогольной отчетности в «РАР»

В результате многолетнего обслуживания клиентов и по результатам работы нашей «Линии консультаций», мы выявили, что пользователи часто сталкиваются с затруднениями в использовании вышеперечисленных программ, с возникающими ошибками. Многие из этих ошибок связаны с некорректным ведением базы данных, с ее нерациональным использованием и недочетами в ведении самого учета. Отраслевая специфика учета в алкогольной отрасли довольно сложна, поэтому роль первоначальной настройки параметров, подсистемы «Алкоголь», учета акцизов, формирования сопроводительной документации, формирования отраслевой отчетности, и сервисных функций по контролю данных алкогольной подсистемы очень важны.

Для устранения проблем, связанных с некорректным ведением баз данных, мы предлагаем пользователям регулярно проводить Аудит Информационной Базы Данных (ИБД). Аудит ИБД - услуга  компании «КТ: Алкоголь», направленная на определение соответствия информационной базы предприятия клиента требованиям бизнеса: определение корректности и полноты отражения хозяйственных операций, проверка правильности заполнения алкогольных реквизитов, позволяющих в автоматическом режиме сдавать Декларацию в РАР, а также проверка соответствия качества и методов автоматизации учета современным функциональным возможностям системы «1С:Предприятие».

Аудит ИБД позволит:
•   Организовать быструю и четкую работу базы данных.
•   Актуализировать данные в базе данных.
•   Устранить ошибки в ведении базы данных.
•   Устранить причины некорректного ведения базы данных.
•   Сэкономить время на ведении и заполнении баз данных.
•   Как следствие, что особенно важно для предприятий алкогольной отрасли, без проблем и в разумное время подготовить к сдаче в государственные органы отраслевые отчеты, например, «Декларацию об оборотах спирта и спиртосодержащей продукции», «Декларацию по акцизам», статистические отчеты и т.д.

Компания «КТ: Алкоголь»  рекомендует работы по аудиту ИБД в следующих типовых случаях:
• Необходимость дополнительной проверки ключевых для бизнеса подсистем на предмет  адекватности перед их внедрением.
• Неуверенность в качестве решения, поставленного внешним исполнителем или созданного собственными силами.
• Неопределенность в идентификации причин, возникающих проблем в работе информационной системы.
• Неадекватная производительность системы, в сравнении с заявленными характеристиками программного продукта (при условии соответствия оборудования техническим требованиям, определенным в документации к программному продукту).

Возможные виды работ в рамках аудита ИБД :
Подсистема Алкоголь
Контроль и анализ полноты заполнения алкогольных реквизитов, необходимых для сдачи отчетности (Росалкогольрегулирование, статистика), предоставление отчета по корректности ведения:
• Справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Лицензии», «Пункты разгрузки».
• Серии номенклатуры.
• Соответствие заполнения адресной информации КЛАДРу.
• Данные, необходимые для формирования статистики.
Бухгалтерский учет
• Устранение дублей справочников («Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры», «Лицензии»).
• Проверка корректности заполнения учетной политики.
• Отрицательные остатки номенклатуры, взаиморасчетов, НДС.
• Использование забалансовых счетов.
• Некорректное заполнение серий (отсутствие дублей, пересортицы).
• Необходимость восстановления последовательностей.
• Анализ результатов закрытия бухгалтерских счетов.
• Проверка соответствия разнесения затрат учетной политике.
• Анализ корректности справочников: «Основные средства», «Материалы», «Расходы будущих периодов», «Статьи затрат».
Торговля
• Анализ складской логики. Определение корректности отражения хозяйственных операций по складам (инвентаризация, пересортица, комплектация, разукомплектация, списание).
• Определение корректности использования отчетов по остаткам и движениям ТМЦ, Взаиморасчётов.
• Анализ настоек связи различных конфигураций 1С.
Администрирование
• Заключение об обнаруженных несоответствиях в обслуживании информационной базы и рекомендации по формированию оптимального режима обслуживания: Настройка backup, регламентные задания.
• Отчет о соответствии используемого аппаратного обеспечения и системного ПО.
• Пользователи информационной базы, интерфейсы. Прав доступа пользователей на уровне конфигуратора и настройки в режиме предприятия.
• Рекомендации по внесении изменений в аппаратную конфигурацию.
• Проверка работы и настройка сетевого окружения.
• Анализ информационной безопасности.
Конфигурирование
• Информация о количестве и видах произведенных доработок, по сравнению с типовым релизом программного продукта.
• Оценка корректности произведенных доработок и их использования в работе.
• Оценка описания и документирования произведенных доработок.
• Оценка трудоемкости возможного обновления информационной базы на последний релиз программного продукта.
• Подробное заключение, об обнаруженных в процессе проверки «узких» местах и проблемных зонах в реализации доработок и рекомендации по их устранению или уменьшению.

Состав и объем работ определяются в каждом конкретном случае.

По результатам аудита мы предоставляем «Отчет о результатах аудита информационной базы данных», в котором есть:
1. Информация о полноте заполнения справочников, включая алкогольные реквизиты: номенклатура, контрагенты, лицензии, пункты разгрузки.
2. Анализ изменений и доработок конфигурации:
• информация о количестве и видах произведенных доработок, по сравнению с типовым релизом программного продукта;
• оценка корректности произведенных доработок и их использования в работе;
• оценка описания и документирования произведенных доработок;
• оценка трудоемкости возможного обновления информационной базы на последний релиз программного продукта;
• подробное заключение, об обнаруженных в процессе проверки «узких» местах и проблемных зонах в реализации доработок и рекомендации по их устранению или уменьшению.
3. Информация о соблюдении регламентов обслуживания информационной базы:
• заключение об обнаруженных несоответствиях в обслуживании информационной базы и рекомендации по формированию оптимального режима обслуживания.
4. Информация о возможных причинах появления отрицательных остатков. пересортице, рекомендации по ведению документооборота.
5. Информация о ролях и интерфейсах пользователей, рекомендации по изменению при необходимости.
6. Информация об ошибках при формировании алкогольных деклараций.

Для решения перечисленных проблем и проведения такого аудита привлекаются специалисты, обладающих большим опытом работы с программными продуктами «1С:Предприятие 8», способные адекватно оценить созданное решение и дать пользователям квалифицированные рекомендации по устранению недостатков или ошибок в системе.